Med hela Sverige som marknad

Decimalen hjälper offentliga och privata organisationer med system och tjänster för inköpsanalys, upphandling och avtalsuppföljning. Målet är att ni ska betala rätt pris, följa era avtal och ha kontroll över inköpen.

Vi har huvudkontor i Lund och kunder i hela Sverige.

System: Prismatchning (PM) – kontrollerar varje faktura mot avtal och prislista före betalning. Inköpskontroll – spendanalys av alla inköp ner på artikelnivå. Avtalsdatabas – samlar era avtal genom att hämta dem från ert upphandlingssystem. Enkätverktyg – automatiserad informationsinsamling och analys.

Tjänster: Avtalsrevision, Upphandling, Leverantörskartläggning och Välfärdskontroll av leverantörer.

Kommuner, regioner, bostadsbolag och kommunala bolag, men också privata företag. Bland våra kunder finns Stockholmshem, Region Stockholm, Vaggeryds kommun, Kristinehamns kommun, Staffanstorps kommun, Adda, Tunabyggen och Cepa.

Ja. Systemen fungerar var för sig men hänger ihop. Flera kunder använder till exempel Inköpskontroll för överblick över alla inköp och Prismatchning för att kontrollera fakturorna före betalning.

PM är Decimalens AI-baserade tjänst för fakturakontroll. Den läser varje inkommande faktura och kontrollerar priserna mot det som är avtalat, helt automatiskt.

Felaktiga priser upptäcks innan fakturan betalas, och ni får ett tydligt underlag att ta vidare till leverantören.

PM hämtar data från era befintliga system. Oftast handlar det om ert ekonomi- eller fakturasystem, där fakturorna och fakturaraderna finns, och er avtalsdatabas, där avtal och prislistor finns. Den speglas i Decimalens avtalsdatabas.

PM är inte begränsat till ett system. Vi kan koppla mot fler källor, till exempel ett fastighetssystem där prislistor finns. Prislistor kan också läggas in separat, till exempel som en Excelfil.

Kopplingen går som standard bara åt ett håll. Vi hämtar och visar informationen, men skickar inget tillbaka till era system. Om ni önskar kan vi göra undantag och till exempel skicka tillbaka analysresultat till ert system. Det utreds i så fall utifrån era förutsättningar och system.

PM matchar varje fakturarad mot rätt avtal och prislista och flaggar avvikelser direkt. Ni ser vilka fakturor som behöver granskas och varför.

Order–faktura-matchning visar att fakturan stämmer med beställningen. Den visar inte om priset i beställningen stämmer med avtalet.

PM kontrollerar mot avtal och prislista. Därför hittar PM fel som en ordermatchning släpper igenom, till exempel felaktiga påslag, utgångna prislistor och avgifter som inte är avtalade.

Fakturan flaggas innan betalning. Ni ser vilken rad som avviker, vilket avtalat pris som gäller och hur stor skillnaden är.

Underlaget är spårbart och kan skickas direkt till leverantören för kreditering eller rättelse.

Ja. Vi kan göra en historisk genomgång där PM körs på fakturadata och prislistor bakåt i tiden, leverantör för leverantör. Det är ett bra sätt att se vad som redan har betalats fel och få underlag för återkrav.

Upplägget anpassas efter antal leverantörer, tidsperiod och fakturavolym. Vi tittar gärna specifikt på era förutsättningar och tar fram ett förslag.

Inköpskontroll ger er överblick över alla inköp, från helheten ner till enskilda artiklar. Systemet samlar data från era källor och visar spend per leverantör, kategori och verksamhet, avtalstrohet och inköp utanför avtal, priskontroll och avvikelser samt klimatpåverkan i CO₂ per inköp.

Rapporterna anpassas efter roll, så att ekonomi, inköp och verksamhet ser det som är relevant för dem.

Med AI. Alla inköp kategoriseras automatiskt på artikelnivå enligt standarden UNSPSC. Det gör analysen snabb och jämförbar utan manuell märkning.

Inköpskontroll ger överblick och analys av alla inköp: vad ni köper, av vem och om det sker inom avtal. Prismatchning kontrollerar varje enskild faktura mot avtal och prislista innan den betalas.

Inköpskontroll visar var ni bör agera. Prismatchning stoppar felen i det dagliga flödet.

Avtalsdatabasen hämtar avtalsinformationen från ert upphandlingssystem och samlar alla avtal på ett ställe. Den har sökning, en struktur ni kan anpassa och automatiska påminnelser innan avtal behöver förnyas eller förlängas.

Informationen hämtas och visas hos oss. Vi skickar inget tillbaka till ert upphandlingssystem.

Nej, ni behöver inte köpa den separat. PM kopplas till er befintliga avtalsdatabas, som speglas i Decimalens avtalsdatabas. Det är den spegelbilden PM hämtar avtal och prislistor från.

Ni fortsätter att arbeta med avtalen i ert eget system. Vi läser bara därifrån och ändrar ingenting hos er.

Ett verktyg för att samla in information automatiskt, till exempel från leverantörer. Svaren sammanställs och analyseras med AI, bland annat mot avtalsvillkor, och granskas av våra experter. Allt är spårbart.

Avtalsrevision: våra konsulter går igenom era avtal och inköp och visar var ni kan förbättra och spara. Upphandling: erfarna upphandlingskonsulter hjälper er att genomföra upphandlingar. Leverantörskartläggning: underlag för att bygga en stark och pålitlig leverantörsbas. Välfärdskontroll: vi kontrollerar era leverantörer mot bland annat Ekobrottsmyndighetens checklista för att motverka välfärdsbrott.

Ja. Som upphandlande organisation har ni ansvar för att era leverantörer uppfyller kraven. Vi erbjuder välfärdskontroll mot bland annat Ekobrottsmyndighetens checklista, kontroll av företag och personer mot sanktionslistor samt bakgrundskontroll av ägare och styrelser i leverantörsbolag.

Nej. Ni fortsätter arbeta i era befintliga system och flöden. Decimalen hämtar den data som behövs därifrån.

Decimalens system går att integrera med de flesta ekonomi- och affärssystem, till exempel Monitor, Visma, Unit4 ERP, Rillion och Fortnox. Vi kan koppla mot flera system samtidigt, och data kan hämtas via API eller levereras som filer. Inloggning sker med SSO.

Från ert ekonomisystem till PM: leverantörsfakturor, fakturabilagor och leverantörsregister, via API. Från er avtalsdatabas till PM: avtal, avtalsbilagor och prislistor. I PM matchas fakturaraderna mot avtalade priser, och avvikelser visas för behöriga användare. Tillbaka till era system: som standard ingenting. PM läser data och skriver inte tillbaka till ekonomisystemet.

Det styrs av hur er systemleverantör avgränsar API:et. Sätts det upp med bara de endpoints som PM behöver, får Decimalen bara åtkomst till just de uppgifterna.

Ja. All kommunikation mellan användarens dator och Azures datacenter är krypterad. Kunddata lagras i SQL-databas och lagringskonton i lösenordsskyddade tjänster. Bara applikationen och personer som Decimalen har auktoriserat har åtkomst. Produktion och utveckling hålls i separata miljöer.

Inloggning sker via Microsoft Entra ID. Användare som inte är autentiserade och auktoriserade nekas åtkomst redan av Azure. Varje användare måste uttryckligen tilldelas behörighet till er kundmiljö, via personlig inbjudan eller medlemskap i en behörig Entra ID-säkerhetsgrupp.

Behörigheter organiseras i så kallade nyckelknippor. Varje nyckelknippa tillhör en specifik kund och kontrolleras vid varje anrop. All hämtning av data filtreras på den kunden, så ingen data kan hämtas för andra kunder.

Prismatchning är utvecklat av Decimalen tillsammans med underleverantören Neodev och körs i Microsofts molntjänst Azure. All lagring och bearbetning sker inom EU/EES och Schweiz, enligt Microsofts EU Data Boundary.

Databasen ligger i Irland (North Europe, Azure SQL) med geografiskt redundant säkerhetskopiering i Nederländerna (West Europe). Dokument lagras i Azure Storage i Irland med geografisk kopia i Nederländerna. Dokumenttolkning sker i Sverige (Sweden Central, Azure Document Intelligence) och AI-bearbetning med GPT-4o sker inom EU/EFTA (Azure OpenAI).

AI används för att klassificera avtal, avtalsbilagor, fakturabilagor och fakturarader, och för att hämta ut information ur ostrukturerade dokument. Vid dokumentbearbetning skickas hela dokumentet till AI-modellen, som returnerar den information som efterfrågas. I Inköpskontroll används AI för att kategorisera inköpen.

AI-tjänsterna, Azure OpenAI och Azure AI Document Intelligence, körs i Azure inom EU. Er data återanvänds inte för att utveckla eller träna AI-modeller på ett sätt som gör att den kan exponeras eller återfinnas hos en annan kund.

Det gäller främst sekretessbelagda avtal eller prislistor, eller sekretessbelagda uppgifter i artikelbeskrivningar och bilagor. Fakturor från särskilt känsliga verksamheter kan exkluderas eller behörighetsstyras, så att bara utvalda användare ser dem.

PM omfattar leverantörsfakturor. Till exempel föreningsbidrag passerar normalt inte PM.

Ja. Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Prismatchning ger en dokumenterad kontroll av varje faktura mot avtal, och Inköpskontroll visar avtalstrohet och regelefterlevnad. Båda ger underlag som går att visa upp för revisorer.

Det beror på vilket system eller vilken tjänst ni väljer och på organisationens storlek. Våra system har en fast månadslicens och en engångsavgift för uppstart. Konsulttjänster offereras utifrån uppdraget.

För Prismatchning ingår integration och spegling av er avtalsdatabas. Vi tar ingen provision på det som hittas, så ni vet alltid vad det kostar.

När ni har bestämt er tar vår projektledare kontakt och startar integrationen. Hur lång tid det tar beror främst på hur snabbt data kan levereras från era system.

Ja. Vi erbjuder pilot, och för Prismatchning kan vi också börja med en historisk genomgång av några utvalda leverantörer. Då ser ni resultatet i er egen data.

Piloten och genomgången har en kostnad som beror på omfattningen, till exempel antal leverantörer och tidsperiod. Ni får ett förslag med pris innan något startar, så att ni vet vad det kostar.