Så skapar spendanalys förståelse för inköp och avtal

Det är lätt att tro att ett spendverktyg automatiskt ska ge full kontroll över inköp, avtal och leverantörer. Men sanningen är att verktyget i sig sällan är lösningen. Det är snarare ett sätt att förstå var problemen faktiskt finns.

Den stora styrkan med spendanalys är inte att analysera en enskild leverantör. Det verkliga värdet uppstår när vi kan se mönster på en övergripande nivå:

- mellan olika leverantörer

- mellan förvaltningar eller enheter

- mellan enskilda inköp kontra det totala och långsiktiga behovet

- mellan avtal och faktisk köpbeteende

- faktiskt avtalstrohet och inte enbart leverantörstrohet

Plötsligt går det att upptäcka samband som annars hade varit nästan omöjliga att se i ett traditionellt ekonomi- eller ERP-system. Det gör att analyser som tidigare krävde manuella exporter och timmar i Excel blir betydligt mer tillgängliga.

Men här kommer den viktiga insikten.

Ett spendverktyg är bara så bra som informationen och arbetssätten bakom datan. Vi kan exempelvis vilja mäta hur stor spend som är kopplad till ett specifikt avtal eller få signaler när ett avtal börjar närma sig sin takvolym. I teorin låter det enkelt.

I teorin låter det enkelt men i praktiken finns det ofta utmaningar att beakta. För hur ofta stämmer egentligen benämningen på fakturaraden överens med benämningen i prislistan? Hur vanligt är det alla avtal inte finns på ett och samma ställe?

Det är just här spendanalys blir som mest värdefullt. Inte för att verktyget automatiskt löser problemen, utan för att det tydliggör:

- var datakvaliteten brister

- vilka arbetssätt som skapar avvikelser

- vilka leverantörer eller verksamheter som behöver stöd och hjälp

- vilka processer som behöver förbättras

Spendanalys handlar därför minst lika mycket om verksamhetsutveckling som teknik.

Vårt råd till organisationer som investerar i spendanalys är därför att inte se verktyget som ett facit utan att se det som ett förstoringsglas.

Först när vi förstår våra begränsningar kan vi börja fatta bättre beslut.